Medewerker secretariaat
Parttime 3 tot 4 dagen in de week (24 -32 uur)
In het kort:
Wij zijn op zoek naar een secretariaat medewerker om onze werkzaamheden te ondersteunen op een klein kantoor. Jij zal vooral bezig zijn met bijvoorbeeld het organiseren van vergaderingen, notuleren, administratieve taken uitvoeren en het bijhouden van kantoorinventaris. Daarnaast help je ons met de planning en het bijhouden van agenda’s.
Wie zijn wij?
De Regelaar is al tientallen jaren een begrip in de evenementenbranche. Het is dus geen startup maar wel een fijn klein bedrijf waar veel gebeurt. We werken nu met drie adviseurs en één parttime administratief medewerker.
We zijn voornamelijk werkzaam op twee vlakken. Het eerste vlak betreft het ondersteunen van organisatoren in de entertainmentbranche om hun project mogelijk te maken. We begeleiden het proces op (met name) het gebied van vergunningen en veiligheid, in de brede zin.
Het tweede vlak is het ondersteunen van brancheorganisaties. Zo huisvesten we, onder andere, het kenniscentrum van de Vereniging van Evenementenmakers, het secretariaat van Stichting Kwaliteit Evenementen Nederland (SKEN) en de belangenvereniging op het gebied van frequentieruimte in Nederland (PMSE). Dit zijn allemaal organisaties die zich bezighouden met het behartigen van de belangen van de evenementenbranche of entertainmentbranche. Vergaderingen vinden geregeld plaats op ons kantoor, maar ook op externe locaties.
Wij houden ervan om theorie en praktijk te combineren. Dat betekent dat we soms veiligheidsplannen schrijven voor een specifiek evenement en uiteindelijk ook zelf op het evenement staan als veiligheidscoördinator. Maar we geven bijvoorbeeld ook workshops en denken mee met lokale en landelijke overheden over nieuwe regels of normen voor evenementen.
Waar zijn we naar op zoek?
Door de uiteenlopende werkzaamheden en volle agenda’s is een goede secretariële ondersteuning van ons team van groot belang. We zijn op zoek naar iemand met een flexibele instelling die secretariële- en officemanagerstaken op zich zal nemen. Het liefst willen we natuurlijk iemand aantrekken die enige affiniteit heeft met de entertainmentindustrie.
We verwachten van jou dat jij jouw werk grotendeels zelfstandig op zal pakken. Dit betekent dat je goed overzicht kan houden, secuur kan werken en goed om kan gaan met deadlines. Je helpt ook de andere mensen op kantoor met het beheer van hun agenda’s en een oog houden op hun deadlines.
Jij organiseert de vergaderingen en workshops, waarbij je soms ook als notulist aanwezig zal zijn.
Concreet takenpakket
- aannemen en doorverbinden van telefoongesprekken,
- maken van afspraken,
- bijhouden van agenda’s,
- versturen van uitnodigingen,
- verzorgen administratie,
- invoeren stukken boekhouding (Minox),
- organiseren vergaderingen en workshops,
- notuleren,
- bijhouden kantoorinventaris.
Mogelijke additionele taken (pre bij sollicitatie maar niet noodzakelijk)
- taalcorrectie van geschreven stukken,
- bijhouden meerdere (wordpress) websites,
- software onderhouden in Unity.
Wat bieden wij?
De Regelaar vindt diversiteit en inclusie heel belangrijk, ook binnen onze eigen organisatie. Wij doen er alles aan om een veilige werkomgeving te creëren voor iedereen.
We zijn een klein gedreven team, dus je werkt direct met de eigenaren, zonder vermoeiende managementlagen. De werksfeer is aan de informele kant en er is ook geen sprake van een strakke hiërarchie.
Je krijgt jouw eigen verantwoordelijkheden en taken, maar we zijn altijd bereid om te helpen of vragen te beantwoorden.
Uiteraard bieden we ook een goed salaris en voldoende vrije dagen.
Contact
Heb je vragen over de vacature? Of wil je eerst een keer langs komen op kantoor om meer over ons bedrijf te horen? Stuur dan gewoon een mailtje naar vacature@regelaar.nl of bel ons op 030-6353303.
Wil je direct solliciteren? Stuur dan jouw CV en een (korte) motivatiebrief naar vacature@regelaar.nl. Dan laten we jou zo snel mogelijk weten of je wordt uitgenodigd voor een gesprek.